EL CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES

Por: Rodrigo Naranjo Arango

Resumen
Con la elaboración de este articulo se busca resaltar la importancia que tiene el cambio en el nivel organizacional: Se han conocido empresas que obtuvieron los resultados esperados y también se conocen otras que no lo han logrado, Indudablemente estas últimas han dejado a un lado elementos claves del cambio; se ha visto como los gerentes hacen un gran esfuerzo por cumplir con las tareas encomendadas por las juntas directivas de las empresas pero no encuentran respaldo y apoyo total por parte del personal subordinado, haciendo difícil el logro de los objetivos y es precisamente sobre esos aspectos a los que me refiero este escrito.

INTRODUCCION
Los procesos de globalización y las grandes transformaciones tecnológicas de finales del siglo XX y principios de siglo XXI están marcados por procesos que han cambiado la forma de pensar de las sociedades y la manera de gestionar de las empresas, pero mucho más que eso son los diferentes factores que hay en el entorno, los que de una u otra forma justifican la necesidad de llevar a cabo cambios al interior de las organizaciones, que estén enfocadas a fortalecer la capacidad competitiva de aquellas empresas que lo realizan con éxito, este logro no solo aumenta la capacidad de la empresa sino que también incentivan a las demás empresas del sector a crear procesos similares, que favorecerán enormemente a toda una sociedad.
Viéndolo de otra manera el cambio puede tener una multiplicidad de orígenes, la evolución de un mercado, la tecnología o el comercio entre otros, también puede proceder de acciones internas como el recurso humano, que le dan paso a su transformación, bajo esta perspectiva, el cambio no debe considerarse como una propiedad de la organización, sino que debe entenderse como una propiedad emergente (Tsoukus y Chia, 2002, 567), de tal forma que por un lado, la organización dirige el cambio, pero al mismo tiempo en ese proceso se regenera.
Estas y otras circunstancias exigen a las empresas una elevada capacidad de acción, de respuesta (no son las grandes empresas las que acaban con las pequeñas, son las empresas rápidas las que acaban con las lentas), y en definitiva, de cambio, siendo esta capacidad una variable empresarial de importancia creciente que va a permitir discriminarlo o catalogar a las empresas (Galpin, 1998, 203).
En un periodo tan difícil como el actual, las empresas exigen cambios para ser competitivas y el cambio es la norma, por lo tanto el desafío de los gerentes de hoy es convertirse en los lideres de este proceso (Drucker, 1999a, 102).
Drucker (1999b, 103) también dice “que los cambios exigen cuatro requisitos: políticas para forjar el cambio, métodos sistemáticos de buscar el cambio y adelantarse a él, la manera correcta de introducir el cambio tanto dentro como fuera de la organización y políticas para equilibrar el cambio y la continuidad”.
Según el concepto del autor los problemas del cambio están más fundamentados en la falta de motivación que incite al cambio, en un liderazgo que inspire, a trabajar en equipo, a innovar constantemente y a que haya una comunicación permanente.
Si se estudia el proceso de las organizaciones se cae en cuenta que estas cumplen un ciclo vital de crecimiento (vida), pero cuando llegan a la madurez hay que darles estabilidad y continuidad (rutina), lo anterior se logra mediante un equilibrio dinámico y para ello se debe tener:
• Suficiente estabilidad para facilitar el logro de los objetivos corrientes
• Suficiente continuidad para asegurarse el cambio ordenado
• Suficiente adaptabilidad para reaccionar adecuadamente a las oportunidades y demandas externas, así como a los cambios internos
• Suficiente sentido de innovación para permitir que la organización inicie cambios cuando las condiciones lo justifiquen
Con este contexto, se plantea como objetivo del presente artículo, ofrecer un análisis sobre la cómo lograr una alineación total entre los directivos, los jefes de las diferentes áreas funcionales y los operarios para alcanzar los objetivos que la organización persigue en su proceso de cambio.
Este proceso, es importante y no solo es conducir la empresa al logro de un cambio, es también mostrar el camino para llevar a cabo dos actividades apremiantes: la primera tener la empresa con excelentes niveles de eficacia y eficiencia, y sobre todo sostenerla en el mercado y la segunda determinar el camino correcto para proyectarla a futuro. Estas dos actividades deben realizarse paralelamente.
En la mayoría de los casos las personas se demoran en entender y comprender lo importante que es el cambio, este es necesarios en todas y cada una de las organizaciones ya sean públicas o privadas y para poder enfrentar los cambios que el entorno exige, se debe estar en evolución constante, las organizaciones que aún se mantienen rígidas inexplorablemente desaparecerán.
La flexibilidad debe empezar en la mente de cada uno de los integrantes de la organización para asumir los nuevos procesos y transmitir los nuevos conocimientos y experiencias adquiridas.

MOTIVACIÓN QUE INCITE A CAMBIAR
Cuando una organización se encuentra motivada los cambios fluyen de una manera rápida, el compromiso de los colaboradores con la organización está dado no solo por los beneficios que se derivan para ellos, sino por su supervivencia en el medio.
Cabe la posibilidad que cuando se enfrente el cambio, los integrantes de la organización no encuentren problemas en hacerlo e incluso, puedan entender las razones para implementarlo, pero también se pueden presentar situaciones adversas que solo serán superadas por personas motivadas y comprometidas con su empresa, este esfuerzo debe ser premiado por los lideres.
Conviene entonces profundizar en las causas verdaderas de la motivación, ya que éstas pueden ser diversas y requerir una solución diferente, hay una estructura de necesidades consideradas como primarias y secundarias que están determinadas en la Teoría de La Jerarquía de las Necesidades Humanas de Abraham Maslow (Certo, 2001, 358), si se analiza esta teoría se encuentra que:
Necesidades primarias, como las fisiológicas (alimentación, vivienda, aire, agua, etc.), y las de seguridad (protección contra el peligro tanto físico como económico), que son consideradas básicas y que deben ser suplidas de manera urgente e inmediata.
Necesidades secundarias, que son las sociales, generada por la necesidad de las personas a ser aceptadas dentro del ámbito social y laboral (creando vínculos afectivos de amistad y amor), la estimación que se presenta por naturaleza a ser reconocido, respetado y valorado por los demás, cimentando un ego fuerte que le permita tener un afianzamiento en la realización de su trabajo, por ultimo tenemos la autorrealización que es el encuentro del punto máximo del desarrollo del potencial, creando un total bienestar.
Considerando la aplicación de esta teoría se entiende la motivación como un paso importante para el inicio de cualquier cambio que busque suplir una necesidad personal, laboral u organizacional (Schiffman y Lazar, 2005).

LIDERAZGO QUE INSPIRE
Estos procesos necesitan líderes con capacidad de transformación, además se requiere de un contacto directo con sus subordinados y esto solo se logra con el “conocimiento de lo humano”, pilar fundamental en la construcción de la confianza entre los líderes y sus colaboradores.
El liderazgo es justamente la capacidad de desarrollar un sentido particular para guiar las personas que participan en procesos de cambio, quien lidera realmente es aquel que logra dotar su labor de una especie de revestimiento que proyecte los cambios, pero no se puede olvidar que “el lugar de trabajo exige líneas claras de autoridad, responsabilidad bien definida y responsabilidad por las acciones realizadas y por las dejadas de realizar” (Cook, 2004, 168).
El líder ha pasado de ser un controlador, a ser un agente de transformación de los comportamientos y las actitudes de sus colaboradores, ha mejorado las relaciones con los clientes y los accionistas, diseñando expectativas que provoquen inquietudes en la comunidad para hacer posible que el cambio ocurra, por eso “los líderes de las organizaciones de alto desempeño saben que su balance final depende de sus clientes, sus colaboradores y sus inversionistas” (Blanchard, 2007, 4).
Más allá de tener una visión clara, que por supuesto es imprescindible, el líder debe establecer el significado mismo de los cambios y de los valores que deben ser revaluados y modificados para que este suceda.
Al poner énfasis en los valores, el líder señala lo que no cambiará, dándole a la gente un ancla en una marea de incertidumbre y un contexto estratégico para tomar decisiones y acciones que llevaran al cambio, así:
• La ejemplaridad.- Capacidad de construir en otros a partir del comportamiento propio y del manejo consecuente de los valores (autoridad moral).
• El Compromiso real.- Noción central que se basa en la complementariedad que pueda ejercer el líder de cara al cambio (sentido de pertenencia).
• Entendimiento del éxito.- Desafió permanente encarnado en el desarrollo concreto hacia una vivencia de valores, como medio propicio para acceder a mejores y mayores estándares de vida (autorrealización).
• El valor de los valores.- Es la suma de muchos valores en acción (solidaridad, respeto, colaboración y generosidad entre otros), pero también es la mejor ocasión de demostrar que se conoce lo que se debe hacer (misión) y se entiende para que es necesario hacer el cambio (visión).

TRABAJO COLECTIVO
El trabajo colectivo es simplemente el grado de apoyo en la actividad productiva y disposición al trabajo solidario, este se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.
Cuando se empieza a sentir la necesidad de un cambio, lo primero que se debe hacer es conformar equipos eficientes, que son un grupo de colaboradores interdependientes, que persiguen el logro de este, aunque sus tareas asignadas sean muy diferentes.
La construcción de equipos dota a la gente del sentido de la responsabilidad para que el impulso de crecer, transformarse y transformar, se origine en toda la organización.
Crear equipos de trabajo y lograr que cada uno de sus integrantes, tome la decisión de aportar lo mejor de su personalidad, de sus conocimientos y de sus habilidades para trabajar eficaz y eficientemente con sus compañeros, y, más aun, cuando lo hace convencido de que es lo mejor para él.
“En un equipo de trabajo cada integrante sabe que depende de los demás, así como ellos lo hacen de él. Esta relación de interdependencia es factor determinante en la productividad del mismo, aunque no en todos los casos los resultados dependen igualmente de la habilidad de sus miembros para coordinarse y trabajar unidos” (Zepeda, 1999a, 52).
“Algunos equipos pretenden resolver sus dificultades de integración mediante técnicas sofisticadas que son poco comprendidas, por lo tanto, casi nunca pasan de ser buenos deseos. Este camino raras veces arroja resultados prácticos” (Zepeda, 1999b, 58).
El trabajo en equipo permite obtener mejores resultados, muchas veces a menor costo y en menor tiempo (eficacia – eficiencia), estos tipos de trabajo crean ambientes de trabajo más agradables al interior de la organización y contribuyen a la ampliación de los canales de comunicación organizacional. Es importante recordar que lo recomendable es crear equipos de diez personas o menos.
“La actuación del equipo y el tipo de futuro que le espera depende tanto de los empleados como de los lideres” (Duck, 2004, 73).
INNOVACION
“Básicamente el proceso innovador tradicional es la capacidad de estructurar una idea y traducirla en un producto o servicio que tenga impacto en el mercado. Innovación es el arte de crear algo nuevo, novedoso y original” (Valdés, 2004, 1)
La paradoja al crear el futuro es que éste no se puede predecir. El éxito vendrá al ser capaz de adaptarse a lo inesperado, explotando las oportunidades y trabajando a través de los contratiempos. Un líder debe establecer flexibilidad y elasticidad dentro de la organización, acondicionándola para que no se sorprenda de que la sorprendan, de manera que cuando ocurra lo inesperado, la respuesta sea rápida, la acción deliberada, y la organización se mantenga en su curso. La organización exitosa es la que maneja bien las sorpresas.
Una organización tiene determinada energía, recursos y gente brillante capaz de dirigir. La mayor parte de esa energía organizacional debe enfocarse en las necesidades de hoy, para satisfacer oportunamente las demandas del mercado. Cierta resistencia a cualquier campaña de cambio no es tanto desacuerdo como agotamiento. Pero el líder sabe que algunos de estos recursos (tiempos, energía, la mejor gente) deben dirigirse hacia el futuro y sabe que debe encontrar un equilibrio entre unos y otros.
Un líder, hoy, no puede esperar hasta que la organización perciba una crisis, debe enfocar el futuro desde donde esté la organización en la curva negativa y así nutrir una cultura positiva y creativa, marcada por el optimismo. Al patrocinar las actividades y los eventos específicos diseñados para ilustrar y poner a prueba el nuevo modelo, un líder alienta una cultura similar en los otros, haciendo que miren más allá del presente y participen en la creación de la nueva organización.
Aprender de lo que se hace y compartir el conocimiento ganado están en la esencia del aprendizaje organizacional. Prestando atención a la organización y fomentando un diálogo sobre el rendimiento, el líder abre la puerta al aprendizaje, compartiendo las lecciones aprendidas y reduciendo el riesgo. Al inducir a la organización a actuar de un modo distinto, a hacer cosas nuevas en una atmósfera de aprendizaje, se fomenta un espíritu empresarial de innovación y desarrollo.
Las organizaciones ganadoras entienden que “mejor” no se define necesariamente en función de las formas de hoy. Lo mejor no consiste en refinar la calidad, reducir los costos, acelerar el ciclo de tiempo, simplificar estructura, capacitar o compartir la información. Lo mejor puede incluir todas esas cosas y más, pero ésas son las dimensiones del cambio gradual y consiste en establecer y sostener un asidero en el mundo de mañana, lo mejor es crear una mezcla de valor único.
COMUNICACION
La supervivencia de una organización guarda estrecha relación con la capacidad de su dirección para recibir, transmitir y actuar con base en la información disponible, el líder debe desarrollar habilidades que le permitan mantener una buena comunicación con el entorno, entre algunas están (Naranjo, 2008a, 21):
• Escuchar y observar
• Verificar
• Saber preguntar
• Explicar
Así mismo debe vencer todas las dificultades que pueda encontrar en la comunicación como por ejemplo, las fisiológicas (problemas de funcionamiento del cuerpo humano), la paradigmática (primero comprender para luego ser comprendido) y la actitudinal (no juzgar antes), según Naranjo (2008b, 24), cuando no se da el manejo adecuado a la comunicación se pueden presentar cuatro formas falsas de escuchar: ignorar al otro, fingir escuchar, escuchar selectivamente y escuchar pasivamente, sin dar retroalimentación, de hecho no se puede hablar de una verdadera comunicación.
En el proceso de comunicación hay que escoger las palabras adecuadas dependiendo de la cultura y del tipo de personas con quien se establezca la relación, la jerga técnica y las abreviaciones deben ser utilizadas con criterios claros, hay que transmitir lo positivo y evitar lo negativo. Es muy importante recordar:
• El uso de palabras amables (por favor, con gusto, gracias, le puedo ayudar en algo?, claro que si, etc.)
• Evite actitudes que generen distanciamiento y fallas en la comunicación como la apatía, el desaire, la frialdad, el robotismo, etc.
No se puede olvidar que “la comunicación es la más básica y vital necesidad de los seres humanos, después de la supervivencia. La comunicación es una condición sine qua non de la existencia humana (Dolan y Martin, 2000, 71).

CONCLUSIONES
Para que el proceso de cambio sea una realidad, es indispensable que la persona que lo conduzca entienda y tenga una amplia y suficiente información del entorno en que se mueve la organización, solo así podrá lograr que su equipo se adapte rápidamente a un menor costo.
En este tipo de procesos se necesita un líder capaz de motivar a sus colaboradores, no se puede olvidar que hoy en día los lideres son agentes de transformación de los comportamientos y actitudes de sus asociados y mas allá de tener una visión o misión clara, que por supuesto son imprescindibles, se trata de establecer el significado mismo de la organización en términos de valores y más exactamente en el cambio que la organización requiere.
Necesariamente para visualizar el futuro se debe proyectar la visión, y es aquí donde sucede el cambio, cuando se acepta la nueva visión.
La comunicación debe fluir por toda la organización, debe ser clara, concisa y sobre todo oportuna, todos los integrantes deben estar enterados de lo que sucede al interior de la misma, solo así podrán fortalecer el proceso de toma de decisiones.
Finalmente, si se decide sustituir a un directivo por otro, es necesario que este último tenga además de la formación académica y de la experiencia profesional, conocimientos sobre los contenidos específicos de los cambios que se desean desarrollar, ya que de esta manera se podría acelerar el proceso de cambio.

BIBLIOGRAFÍA
• BLANCHARD, KEN. Liderazgo al más alto nivel. Editorial Norma. Bogotá. 2007.
• CERTO, SAMUEL C. Administración moderna. Octava edición. Pearson Educación de Colombia. 2001.
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• DRUCKER, PETER F. Los desafíos de la gerencia para el siglo XXI. Editorial Norma. Bogotá. 1999.
• DUCK, JEANIE. Harvard business review. Gestión del Cambio. Deusto, 2004.
• GALPIN, T. La cara humana del cambio. Madrid, Ediciones Díaz de Santos. 1998.
• NARANJO A. RODRIGO. Las habilidades del líder. Lithoclave. Cali. 2008.
• VALDES, LUIGUI A. Innovación: El arte de inventar el futuro. Editorial Norma. Bogotá. 2004.
• ZEPEDA, FERNANDO. Psicología organizacional. Addison Wesley Longman de México S.A. de CV. 1999.